どうもヤクタマです。
今回は、だるくて、だるくて仕方ない棚卸業務の改善ツールの紹介です。
日々の業務だけで忙殺されているというのにプラスαで数時間の業務負荷は辛すぎません？
棚卸を業務時間内にするのはほぼ不可能だから休日や半休を利用してレッツ残業パーティーしてません？
そんなん嫌ですよね？
これをスマホの無料アプリを使うだけで超絶スピーディーに数えられるから作業時間は体感1/3です！
いやつ、元々の数え方が非効率だった場合は1/5です！
10時間かかった棚卸が2時間で終わるなんてことも十分に考えられます。19時に閉店して21時に終わるなら許容範囲じゃね？
マジで神アプリです。
しかも永年無料宣言がでていて、初回導入時はサポートまでついてきます。もう意味がわかりませんね。
だから、これだけは断言させてください。
絶対に使った方がいい！
薬剤師のお役立ちサイトに無料登録するだけで3000円分のギフト券がもらえます。ぶっちゃけ9月30日までかなりオトク。
いまだけの薬剤師限定キャンペーンだから参加しないのは、もったいないぞ！
棚卸アプリの紹介
別にヤクタマは業者の差金ではないですよ。
マジで神アプリなので自主的に紹介しているだけです。
アプリ名は「zerostock」です。
完全無料で使える薬局専用の棚卸アプリです。
使いたいときは登録申請が必要なので、サイト上で申請して店舗IDを発行してもらう必要があります。
申込みが完了して、しばらくするとサポートの人からの連絡がくるので店舗IDを発行してもらったら利用スタートです。
ZERO STOCKの使い方
個人のスマホカメラでバーコードをスキャンして、そのままスマホに数を入力していきます。
従来の棚卸では「数える人」と「リストに数量を記入する人」のツーマンセルで行っていた作業をアプリがあれば、数えながら入力できるため一人二役分の仕事をすることができます。
この時点ですでに倍速計数は約束されたようなものです。
読み取れるバーコードは、箱のバーコードだけでなくシートについているバーコードも読み取ることができます。
このアプリでは一つのIDを複数端末（スマホ）で共有して使います。
IDを共有することでどの端末で在庫を入力しても、すべて共有されて1つのデータにまとめられます。
複数箇所に在庫が点在している場合は、それぞれ数えれば自動で合算してくれるので目の前にあるものだけをひたすら数えればいい。
薬を探す必要がないため事務員でも薬剤師でも変わらない速度で数えられます。
予製で別にしているものがあってもヒートを残しておけばバーコード読み取りで別に数えることもできます。
バーコードなくてもアプリで手入力することもできます。
ZERO STOCKでできること
メインの機能はカメラでスキャンして錠剤を数えることですが、その他にも棚卸し業務を円滑に進めるための機能がついています。
- バーコード読み取りによる計数の補助
- 電卓いらずのカウント計算補助
- 理論在庫の取り込み
- 集計データをCSVデータ出力
現在使用している在庫管理システム(JustockEXなど)のデータを取り込めばアプリで理論在庫を見ながら数を数えることができます。
ただ理論在庫を取り込むことができなくても数える機能だけでも十分使えます。
また数え終わったデータはExcelデータとして出力できるため、それを在庫管理システムに取り込めば棚卸後の面倒なPCへの入力作業は一瞬で終わります。
もし取り込めなくても、数は数えてあるわけなので気合の手入力で乗り切ることは可能です。
現行の棚卸とどう違うの？
いままでの棚卸業務がどのように改善されるか説明します。
アプリを使わない現行のアナログ棚卸システムだと、まず「数量記入表」的なものを印刷して埋めていきますよね。
このリストを埋めていく方法にも2パターンあります。
- 「数量記入表」の上から順番に記載された「薬品」を探して数えていく方法
- 「薬品」を数えて「数量記入表」から探して記載して行く方法
いずれの方法も「探す」という作業がいたずらに時間を浪費していきます。
アプリを使えば「数量記入表」に記載する必要がなくなるため「探す」という時間を限りなく0にできます。
この「探す」が必要ないため従来は二人一組で行っていた作業も、スマホ片手に一人でできるようになります。
とにかく目の前にある薬をひたすら数えていくだけなので薬剤師・事務員に関わらず同じ仕事量をこなすことができます。
あちこちに在庫が点在しようとも関係ありません。
違う場所で数えたものは、最終的に合算されるため、引き出しだけ数えて、そのあとに棚上だけ数えるなんてこともできるのでエリア毎でモレのないカウントをすることができる。
あとから予製に使っていることに気づいても大丈夫です。追加でスキャンするだけでリストを修正する必要ないから楽ちんです。
「数量記入表」がないかわりに最終的にはExcelデータ（CSV）でリスト表を出力することができるので紙でほしければ印刷すればいい。
出力したExcelデータ（CSV）には薬品ごとにGS1コードやYJコードが記載されているので、それを利用することで棚卸データとして取り込むこともできます。
うまく取り込めれば、カウント後の煩わしいデータ入力作業も必要なくなります。
棚卸方法を急に変更するのが心配
年に1回のみんなに残業してもらうビッグイベントだから絶対失敗できませんよね。
もし失敗して日を改めて全員集合数え直しだよ！って状況にでもなったら目も当てられない。
でも、安心して下さい！
心配することはまったくない！
- 理論在庫を取り込み
- 理論在庫を見ながらカウント
- データを在庫管理システムに取り込み終了
理想の使い方は、こうなんだけどさ①と③はできなくても全く問題ない。
理論在庫を取り込まなくてもアプリでカウントはできるし、その結果は紙で印刷できる。
だから数えたデータをうまく在庫システムに取り込めなかったとしても数えた結果は絶対に無駄にならない。
最終的には印刷した紙をみながら1つずつ手打ちでPCに入力すればいいだけです。
この1つずつ手打ちで入力するという作業は従来から行っていた作業なので、楽はできなかったにせよ手間が増えるということはありません。
アプリを使うことで、カウント作業を爆速化できるとうメリットだけを享受できるわけです。
もしカウント機能を使いこなせるのか心配なら本番前にテストすることで不安は解消されます。
事前にカウントしておくことはできるか？
棚卸当日なるべく早く終わらせて帰るために、事前に数えられるものは数えておきたいですよね。
それは「ZERO STOCK」を利用しても可能なのか？
答えは不動在庫のように在庫が変動しないであろう品目に関しては事前カウントは有効です。カウント後に在庫が動いてしまったものは手動で修正する手間が発生するので極力避けたほうがいいでしょう。
「ZERO STOCK」は1日でカウントを終了させバシッと在庫を確定することを前提に使用します。
営業中にちょっとずつ数えて1ヶ月かけて棚卸をするとか、そういう使い方は難しいです。
在庫変動のデータを取り込んでいるわけではないので在庫が変動したら反映されません。
事前に準備したほうがいいこと
当日スムーズに棚卸をするために実施しておいたほうがいいことを共有しときます。
①スタッフに前もってアプリをインストールしてログインまでしてもらう
アプリのインストールは各自のスマホでおこなうため事前にインストールしてもらいます。
ログインするためにIDやパスを入力している時間がもったいないので事前にログインしてもらいIDやパスは保存してもらいましょう。
②スタッフに操作を覚えるために練習してもらう
カウント操作は簡単ですが、それでも事前にレクチャーしておいた方がいいでしょう。バーコードスキャンが基本だけどバーコードがないものは手打ちする必要があります。
また誤登録の修正なんかも先に覚えてもらうといいでしょう。
不動在庫をカウントするときに練習で皆にやってもらうといいでしょう。
③スマホの画面の消灯時間を延長してもらう
スマホ画面の消灯時間が短いとカウントしている途中で画面が消えてしまいます。
画面をつける時間がもったいないので事前に延長しておきましょう。
僕は15秒で消える設定だったけど途中でうざくなってきて1分に伸ばしました。
④スマホバッテリーを満タンにしておく
画面の点灯時間が長くなるのでスタッフにはバッテリーはフル充電してきてもらいましょう。カウント中に充電切れるスタッフがいたらブチギレです。
そんなスタッフが現れないとも限らないのでモバイルバッテリーも準備したほうがいいかもしれません。
どのくらいのスピードで数えられる？
担当の人いわく１時間で90品目数えられるそうですが、ワイがやったときは1時間で180品目数えられました。
これを5人(5端末)で同時にやれば１時間で900品目、3時間で2700品目です。
スピードは個人の技量にもよるけど、それよりもカメラのスペックに依存します。
カメラ機能の感度はとてもよくバーコードに雑に当ててもスムーズに読み取れる。
ただ、スペックの低いカメラを使用するとバーコードにピントを合わせるのに時間がかかる。
スペックの低いスマホで計数すると時間のロスが大きいので代替機があれば変更を考慮しよう。
「JustockEX」で棚卸してみた感想
在庫管理システムの「JustockEX」と「zerostock」の相性について説明します。
在庫管理システムの「JustockEX」には従来からの棚卸機能があります。棚卸当日に数量記入表（Excel）を出力して、印刷した記入表を埋めていく古典的なものですね。
この「JustockEX」の数量記入表（Excel）にはYJコードと理論在庫が記入されているので、それを「zerostock」に取り込みます。
そうすることで理論在庫を確認しながらアプリでカウントすることができます。
カウントが終了したら、逆に「zerostock」で出力したExcelデータを数量記入表（Excel）に取り込みたいところなのですが、そのままでは無理。
YJコードをベースにしてVLOOKUP関数を使えばいいだけかと思いきや思わぬ弊害があります。
カウントする単位が違います。
たとえば漢方なのですが「7.5ｇ」でカウントしているのですが、入力する際は「3包」にしなければならない。そのまま「7.5」で入力してしまうと在庫が「7.5包」になってしまいます。
「錠」はシンプルにスライドできるけど「本」「包」は全部修正の必要ありです。
一括で変換することもできないので、気合の手入力を余儀なくされました。
YJコードで数えたのがいけないのかもしれないし、もっとよい方法があったのかもしれないが「JustockEX」で挑戦しようとおもっているかたは単位に注意してください！
おわり
アプリの導入により棚卸のストレスが格段に少なくなりました。
以前は、仕事が終わったあとにリストの上から順番数えていき毎日ちょっとずつ在庫を修正していくという非効率な方法で棚卸をしていました。1ヶ月かけて数えるので、この1ヶ月は毎日残業です。
しかも複数スタッフで。
これがたった3時間で終わるのだから導入するメリットは図りしてません。
無料で使えて、数え漏れもなくなって、時短にもなるというメリットしかないアプリなので使わない理由がないので
アプリを無料で提供してくれているアサイクルさん本当にありがとうございます。
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